Nieuwe collega? Regel de werkplek vóór dag één

Voor een nieuwe medewerker regelt u een eigen account, passende maprechten, benodigde programma’s en een geteste werkplek. Laat de leidinggevende aangeven welke informatie iemand nodig heeft; de beheerder richt die toegang in. Controleer vóór de eerste werkdag met enkele dagelijkse taken of alles werkt.

Begin met de functie, niet met kopiëren

“Doe maar hetzelfde als bij de vorige” klinkt efficiënt. Toch kunnen bij dat oude account rechten horen die ooit tijdelijk nodig waren. Schrijf liever op welke taken de nieuwe medewerker uitvoert. Koppel daar de benodigde postbussen, agenda's, mappen en programma's aan.

Laat de verantwoordelijke leidinggevende de toegang bevestigen. De beheerder kan die vervolgens gericht inrichten. Een collega die offertes maakt, hoeft niet automatisch de volledige personeelsadministratie te kunnen openen.

Geef de medewerker een eigen account

Een gezamenlijk account maakt het lastig om toegang per persoon te beëindigen en handelingen uit elkaar te houden. Geef iemand daarom een eigen aanmelding. Voor een gezamenlijk adres zoals info@ gebruikt u toegangsrechten op een gedeelde postbus.

Plan ook het instellen van tweestapsverificatie en de overdracht van herstelinformatie. Laat geen tijdelijk wachtwoord in een teamchat achter. Spreek met uw beheerder af hoe de eerste aanmelding en eventuele wachtwoordwijziging plaatsvinden.

Test de werkplek met echte taken

Een bureaublad zien is nog geen werkende werkplek. Gebruik vóór de eerste werkdag een korte acceptatielijst. Verstuur een testbericht, open een gedeeld document, controleer een agenda en probeer de programma's die bij de functie horen.

Denk bij specialistische software aan licenties, printers, scanners en koppelingen. Werkt een medewerker deels thuis, test dan ook de afgesproken toegang vanaf die situatie. De technische inrichting en de toestemming om een toepassing te gebruiken zijn twee verschillende controles.

Deze lijst geeft u aan de beheerder

1. Naam, startdatum en verantwoordelijke collega.
2. Benodigde zakelijke adressen en gedeelde postbussen.
3. Mappen en agenda's, met gewenste rechten.
4. Programma's, apparaten en noodzakelijke koppelingen.
5. Werklocaties en afspraken over privéapparaten.
6. Wie de oplevering controleert en waar hulp te vinden is.

Houd op de eerste dag tijd vrij voor een korte uitleg. Laat zien waar bestanden horen, hoe iemand veilig deelt en welk nummer bij problemen gebeld kan worden. Een handleiding wordt bruikbaar als de medewerker weet waar die staat.

Een vaste werkwijze voor iedere nieuwe collega

Maak van de lijst een herbruikbaar formulier. Voeg na iedere indiensttreding toe wat u gemist heeft. Bij de VIT Werkplek kunt u de benodigde onderdelen vooraf met ons afstemmen. Bespreek ook eventuele inrichtingskosten en de gekozen helpdeskoptie, zodat duidelijk is welke begeleiding is afgesproken.

Ook het NCSC adviseert vaste processen voor instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers. Bekijk het basisprincipe toegangsbeheer.