Mail en agenda.

Uw post staat op onze server, niet bij een platform.

Een zakelijke postbus is meer dan een adres waar berichten binnenkomen. Het is uw archief, uw bewijs bij een geschil, en vaak de plek waar afspraken met klanten zwart op wit staan. Daarom draaien wij de mailserver zelf, op eigen apparatuur in Nederland, in plaats van een postbus door te verkopen van een partij waar wij zelf ook maar een klantnummer hebben.

Praktisch merkt u daar dit van: als er iets is, belt u ons en kunnen wij in de server kijken. Loopt er een bericht vast, dan zien wij waar het blijft steken. Wordt een mail van u door de ontvanger als spam gemarkeerd, dan kunnen wij aantonen dat hij correct verstuurd en ondertekend is. Dat soort vragen eindigt bij de meeste aanbieders in een formulier; hier eindigt het in een antwoord.

Uw postbus is niet gebonden aan één computer. Wat u op kantoor leest, is thuis ook gelezen; wat u onderweg in een map zet, staat er op de vaste computer ook in. Verwijdert u iets per ongeluk, dan staat het in de prullenbak, en zit het daar ook niet meer, dan halen wij het uit de back-up van vannacht.

Agenda's die elkaar kennen

De agenda hoort bij dezelfde postbus. Uw collega ziet dat u dinsdagmiddag bezet bent zonder dat hij ziet waarmee, en kan een moment prikken waarop iedereen kan. Terugkerende afspraken, zoals een wekelijks werkoverleg, komen ongeschonden mee bij een overstap, inclusief de uitzonderingen die iemand ooit heeft aangebracht.

Heeft u vergaderruimtes, dan kunt u die als aparte agenda inrichten. Wie de ruimte in zijn uitnodiging zet, ziet meteen of hij vrij is, en de reservering staat er automatisch in. Dat scheelt de bekende situatie waarin twee mensen tegelijk in dezelfde kamer een klant ontvangen.

Gedeelde postbussen zonder wachtwoorden delen

Adressen als info@, administratie@ of planning@ zijn geen accounts met een wachtwoord dat rondgaat. Het zijn postbussen waar u mensen toegang tot geeft. Die verschijnen onder hun eigen postvak, en zij kunnen er namens dat adres uit versturen. Antwoorden komen terug in de gedeelde postbus, waar de rest van het team ze ook ziet.

Gaat iemand uit dienst, dan haalt u hem uit de groep en is die toegang weg. U hoeft geen wachtwoord te wijzigen en niemand anders merkt er iets van.