Wat dekt de back-up bij de leverancier voor uw school?

Stel: een collega overschrijft op maandagochtend de cijferlijst van een hele klas. De leverancier van uw cloudpakket laat weten dat hun back-up dient om het eigen platform te herstellen na een storing. De back-up bij de leverancier beschermt vaak vooral de dienst zelf. Wat uw school na een gewiste map of een overschreven bestand kan terugzetten, staat in het contract of in de voorwaarden, en soms nergens. Kunt u vandaag in uw contracten aanwijzen wat u zelf kunt terughalen, hoe ver terug en binnen welke termijn?

Zo'n vraag blijft makkelijk liggen tot er iets weg is. Dan zoekt de ICT-coördinator in beheerportalen en supportpagina's, terwijl een docent overweegt het werk opnieuw te maken. De les gaat door, alleen zonder het materiaal dat ervoor klaarstond.

Wat de back-up bij de leverancier wel en niet dekt

Een cloudleverancier zorgt dat zijn dienst blijft draaien. Valt bij hem een opslagsysteem of een serverruimte uit, dan herstelt hij zijn platform. Wat uw gebruikers binnen dat platform doen, valt in de regel onder de verantwoordelijkheid van de school. Wist een collega een map, dan voert het systeem die opdracht uit, ook op alle apparaten die ermee synchroniseren.

Pakketten bieden doorgaans wel een prullenbak en versiegeschiedenis. Die hebben een bewaartermijn, en die verschilt per leverancier en soms per licentie. Ontdekt iemand pas na een vakantie dat een map met toetsen ontbreekt, dan kan die termijn al verstreken zijn. Voor het account van een vertrokken docent geldt hetzelfde: wordt dat opgeruimd, dan kunnen de bestanden erin na verloop van tijd definitief verdwijnen, inclusief lesmateriaal waar collega's op rekenden.

Versleutelt schadelijke software de bestanden op een laptop, dan kan de synchronisatie die versleutelde versies naar de cloud doorzetten. Versiegeschiedenis helpt dan zolang de goede versies er nog staan.

Onze stelling: een school hoort de back-up bij de leverancier pas als eigen vangnet te tellen als iemand op papier heeft gezien wat die dekt. Onder de AVG hoort bij passende beveiliging ook dat u persoonsgegevens na een incident weer beschikbaar kunt maken. Voor leerlinggegevens en cijfers ligt die vraag dus bij de school.

Waar u in contract en voorwaarden naar zoekt

Pak per pakket waarin leerling- of personeelsgegevens staan de overeenkomst, de verwerkersovereenkomst en de servicebeschrijving erbij. Staat er dat de leverancier back-ups maakt, kijk dan of de school daaruit één bestand of een losse map kan laten terugzetten. Soms kan alleen de hele omgeving terug naar een eerder moment, en dan gaat recent werk van anderen verloren.

Zoek daarna naar de bewaartermijnen van verwijderde bestanden, oude versies en accounts van vertrokken medewerkers. Kijk wie een herstel mag aanvragen, via welke weg, en of daar kosten tegenover staan. Let ook op waar de back-upkopieën staan, want die kunnen op een andere plek liggen dan de gegevens zelf.

Vindt u iets niet, stel de vraag dan schriftelijk aan de leverancier en bewaar het antwoord bij het contract. Vraag daarbij ook naar een reactietermijn, zodat u weet waar u aan toe bent als een docent materiaal voor de volgende les mist.

Doe tot slot een terugzetproef met een map die er niet toe doet, via de route uit het contract. Daarna weet u wie u belt en hoeveel tijd het in de praktijk vraagt.

Hoe Veenstra IT back-up en herstel voor scholen inricht

Veenstra IT begint bij de papieren kant. Wij toetsen de datalocaties en contracten van uw IT-leveranciers en laten zien welke afspraken over herstel er liggen en waar ze ontbreken. Daarna kijken we waar de bestanden van de school in de praktijk staan, omdat een back-up alleen dekt wat op een plek staat die meeloopt.

Met de VIT Werkplek staan mail, agenda, bestanden, samenwerken en videobellen op eigen apparatuur in Nederland. Een dagelijkse back-up is standaard inbegrepen, en het herstel regelen wij. Periodiek voeren wij een proefherstel uit om te testen of de gegevens terug te halen zijn, zodat de eerste keer terugzetten niet samenvalt met de dag dat er iets mis is. Hoe lang een herstel duurt, hangt af van wat er weg is en hoe groot het is.

Voor docenten verandert er weinig. Zij melden welk bestand of welke map ze missen en sinds wanneer, en het zoeken en terugzetten ligt bij ons. De ICT-coördinator houdt het overzicht zonder zelf in beheerportalen te hoeven duiken.

Zelfcheck

• Kunt u per cloudpakket aanwijzen of de school één bestand kan laten terugzetten, of alleen de hele omgeving?
• Weet u hoe lang verwijderde bestanden en accounts van vertrokken collega's bewaard blijven?
• Staat op papier wie een herstel aanvraagt en binnen welke termijn de leverancier reageert?
• Is er dit schooljaar een keer iets teruggezet om te zien of het werkt?

Laat de back-up van uw school doorlichten

Twijfelt u bij een van deze vragen, begin dan met de gratis IT-continuïteitscheck van Veenstra IT. Die geeft in drie minuten inzicht, en u hoeft er geen contactgegevens voor achter te laten. Wilt u daarna verder, dan lopen we samen de contracten en datalocaties van uw leveranciers langs en bespreken we hoe de VIT Werkplek back-up en herstel voor uw school kan regelen. U weet dan per pakket wat u kunt terughalen en waar een afspraak ontbreekt. Bel 033 - 781 1000 of mail info@veenstra-it.nl om dat gesprek te plannen.

Veelgestelde vragen

Maakt mijn cloudleverancier een back-up van de bestanden van de school?

Vaak wel, maar die back-up is in de regel bedoeld om de dienst te herstellen na een storing bij de leverancier. Of uw school daar zelf een losse map of één bestand uit kan laten terugzetten, staat in het contract en de servicebeschrijving. Staat het er niet, vraag het dan schriftelijk na.

Is de prullenbak of versiegeschiedenis niet genoeg?

Ze helpen bij recente vergissingen, zolang de bewaartermijn niet verstreken is. Die termijn verschilt per pakket en soms per licentie. Een aparte back-up geeft een tweede kopie die niet meeverandert als iemand in de omgeving iets wist of overschrijft.

Hoe weet ik of een back-up te herstellen is?

Door het uit te proberen. Laat een map die er niet toe doet terugzetten naar een aparte plek en open daar de bestanden. Bij de VIT Werkplek voeren wij periodiek zo'n proefherstel uit.

Hulp bij uw situatie

Bekijk onze bijpassende dienst en vraag persoonlijk advies aan.