Na de zomer: klopt uw digitale werkplek nog?

Een werkplekcheck is een controle van accounts, toegangsrechten, apparaten, opslag en herstel. Begin bij wat sinds de vorige controle is veranderd: nieuwe collega’s, vertrokken medewerkers en afgeronde projecten. Leg per afwijking vast wie die oplost. Daarmee wordt de controle een werklijst in plaats van een vinkje.

Begin bij de mensen die toegang hebben

Leg de lijst met medewerkers naast de actieve accounts. Neem ook stagiairs, tijdelijke krachten en externe boekhouders mee. Noteer per account een eigenaar en een reden waarom het nodig is. Een onbekend account verwijdert u niet op goed geluk: laat eerst uitzoeken of er bijvoorbeeld een koppeling achter zit.

Controleer vervolgens wie beheerrechten heeft. Voor gewoon mailen, documenten maken en afspraken plannen is een beheerdersaccount meestal niet de juiste dagelijkse werkplek. Spreek met uw beheerder af hoe beheer en dagelijks gebruik worden gescheiden.

Kijk naar de mappen van lopende projecten

Kies drie projecten: een lopend project, een afgerond project en een project met een externe partij. Open de lijst met mensen die toegang hebben. Past die nog bij het werk? Bekijk ook deelkoppelingen: een link die ooit voor een offerte is gemaakt, hoeft niet onbeperkt bruikbaar te blijven.

Maak iemand verantwoordelijk voor iedere gezamenlijke map. Die persoon bepaalt wie toegang nodig heeft en wanneer een project naar het archief gaat. Dat voorkomt dat de IT-beheerder moet raden wie een dossier mag lezen.

Controleer apparaten én herstel

Vraag medewerkers of er updates blijven hangen, foutmeldingen terugkomen of bestanden alleen lokaal staan. Een laptop die probleemloos opstart, vertelt nog niet of uw zakelijke documenten worden meegenomen in de afgesproken back-up.

Kies daarnaast één niet-kritisch document en laat een oudere versie terugzetten naar een aparte locatie. Open het resultaat. Zo controleert u een onderdeel van het herstelproces zonder de actuele versie te overschrijven. Een geslaagde documenttest bewijst overigens niet dat ook een hele omgeving snel kan worden hersteld.

Vijf punten voor uw eerste teamoverleg

• Welke accounts horen bij mensen die inmiddels weg zijn?
• Welke externe partijen hebben nog toegang nodig?
• Waar bewaren we de definitieve projectdocumenten?
• Wie meldt een apparaat dat niet meer bijwerkt?
• Wie bellen we als mail of bestanden niet beschikbaar zijn?

Geef elk open punt een naam en een datum. Een lijst die iedereen kan zien, werkt beter dan losse verzoeken in verschillende chats.

Wat VIT Werkplek hierbij kan doen

De VIT Werkplek brengt mail, bestanden en samenwerking bij elkaar. Bespreek bij IT-beheer uitbesteden welke controles bij het beheer horen en welke beslissingen u als ondernemer zelf blijft nemen. Toegang tot een personeelsmap is bijvoorbeeld een bedrijfsbesluit; de inrichting ervan is technisch werk.

Het NCSC adviseert toegang te laten aansluiten op de werkzaamheden en de periode waarin die toegang nodig is. Dat is een bruikbaar uitgangspunt voor deze controle. Lees de NCSC-uitleg over toegangsbeheer.