Wachtwoorden delen zonder spreadsheet

Bijna elk klein bedrijf heeft er een: het bestand met wachtwoorden. Wachtwoorden.xlsx op de gedeelde schijf, een notitie in de telefoon van de eigenaar, of de groepsapp waarin "het nieuwe wachtwoord van de webshop is Zomer2026!" staat. Het werkt, totdat het niet werkt.

Waarom het spreadsheet misgaat

• Iedereen ziet alles. Wie het bestand kan openen, ziet ook het wachtwoord van de bank en de belastingdienst, niet alleen dat van de printer.
• Niemand weet wie het heeft. Een oud-medewerker heeft het bestand een keer gemaild naar zichzelf. Dat wachtwoord van de webshop is nooit veranderd.
• Het staat in de mail. Zoek in uw eigen postbus op "wachtwoord" en schrik.
• Het is nooit sterk. Wat je moet overtypen, maak je kort. Wat je moet onthouden, gebruik je overal.
• Het is niet te controleren. Bij een vragenlijst van een klant of verzekeraar is "een Excel op de schijf" geen antwoord.

Wat een zakelijke wachtwoordkluis anders doet

Een kluis voor het team is meer dan een lijst met een wachtwoord erop:

1. Mappen per groep. De administratie ziet de bank, de buitendienst ziet de leveranciersportalen, de directie ziet alles. Niemand ziet meer dan nodig.
2. Invullen in plaats van overtypen. De browser en de app vullen het wachtwoord in; het hoeft dus niet meer kort of onthoudbaar te zijn. Elk wachtwoord kan uniek en lang zijn.
3. Iemand eruit halen is één handeling. Vertrekt een collega, dan gaat zijn toegang tot de kluis dicht en ziet u welke wachtwoorden hij kende, zodat u die kunt wijzigen.
4. Delen zonder mailen. Een wachtwoord delen met een collega of, tijdelijk, met een externe partij gebeurt in de kluis, met een vervaldatum.
5. Tweestapsverificatie op de kluis zelf. De kluis is het waardevolste doelwit, dus die heeft de sterkste deur.
6. Een logboek. Wie wat wanneer heeft geopend of gewijzigd. Dat is het antwoord op de vragenlijst.

Zo stapt u over, in een middag

1. Zet de kluis op en maak drie mappen: directie, administratie, iedereen. Meer heeft een klein bedrijf zelden nodig.
2. Zet het spreadsheet erin, map voor map. Niet perfectioneren; eerst erin.
3. Verwijder het spreadsheet en de mails met wachtwoorden. Echt verwijderen, ook uit de prullenbak.
4. Laat iedereen de browserextensie en de app installeren, met tweestapsverificatie.
5. Wijzig de tien belangrijkste wachtwoorden (bank, mail, webshop, boekhouding, domeinnaam) naar lange, unieke wachtwoorden die de kluis genereert.
6. Spreek af: een nieuw wachtwoord gaat in de kluis, nergens anders.

Bij de werkplek

In de VIT Werkplek zit de wachtwoordkluis voor het hele team in de maandprijs, met mappen per groep, de app op computer en telefoon, en dezelfde inlog als de rest van de werkplek. Iemand die uit de werkplek gaat, is daarmee ook uit de kluis. Wij zetten het samen met u op tijdens de overstap, inclusief het opruimen van het spreadsheet.