Tijdzone in de agenda: waarom schuift dezelfde afspraak?

Staat een overleg bij u op 15:00 en bij uw collega op 16:00? Verander dan niet meteen het tijdstip. Het verschil kan komen door de tijdzone in de agenda: een afspraak kan met een tijdzone worden vastgelegd en door de agenda-app worden omgerekend naar de ingestelde weergavezone. Zoek dus eerst waar de omrekening plaatsvindt, voordat u iets aanpast.

Wat de tijdzone in de agenda precies bepaalt

Er zijn twee dingen die u uit elkaar moet houden. Het eerste is de tijdzone van het evenement: de zone die aan de afspraak zelf hangt, meestal die van de organisator op het moment van aanmaken. Het tweede is de weergave op uw apparaat: de agenda-app kan de zone van het apparaat volgen of een eigen weergavezone gebruiken. Controleer daarom beide instellingen.

Zolang beide gelijklopen, valt er niets op. Het verschil wordt pas zichtbaar als iemand reist, als een apparaat handmatig op een vaste zone staat, of als organisator en deelnemer in verschillende landen werken. Ook de overgang van zomer- naar wintertijd kan een afspraak die maanden vooruit staat er anders uit laten zien dan verwacht.

Belangrijk voor mkb-agenda's: bij een terugkerende serie hangt de zone vaak aan de hele reeks. Controleer bij bewerken of u één afspraak of de hele serie wijzigt. Een wijziging aan de reeks kan ook toekomstige afspraken verplaatsen. Pas een serie niet blind aan.

Controleer de uitnodiging, het apparaat en de reisdatum

Begin bij de uitnodiging zelf. Veel agenda's tonen bij de details welke tijdzone aan het evenement hangt; staat daar een andere zone dan u verwacht, dan weet u al waar het verschil vandaan komt. Kijk daarna naar de apparaten waarop u de afspraak ziet. Als telefoon en laptop dezelfde afspraak op een ander uur tonen, controleer dan de tijdzone van beide apparaten én van de gebruikte agenda-apps.

De derde stap is de meest praktische: bel of mail de contactpersoon en bevestig het tijdstip in lokale tijd op de dag zelf. Bijvoorbeeld: "15:00 Nederlandse tijd, dat is bij u 16:00, klopt dat?" Dat is vaak sneller dan uitzoeken hoe het technisch is vastgelegd, en het voorkomt dat twee mensen ieder hun eigen correctie doorvoeren en elkaar daarmee opnieuw mislopen.

Korte zelfcheck

• Toont de uitnodiging een tijdzone bij het evenement, en welke?
• Staat mijn laptop op automatische of op een handmatig vaste zone?
• Toont mijn telefoon dezelfde afspraak op hetzelfde uur?
• Gaat het om één afspraak of om een hele terugkerende serie?
• Valt de afspraak rond een overgang naar zomer- of wintertijd?
• Heb ik het tijdstip in lokale tijd bevestigd met de andere partij?

Een goede testafspraak maakt het misverstand zichtbaar zonder de echte afspraken te verplaatsen. Zet een afspraak van vijf minuten klaar met dezelfde deelnemers, op een moment waarop niemand iets kwijt kan raken, en vraag iedereen welk tijdstip hij ziet. Wijkt dat af, dan weet u wie welk beeld heeft en kunt u gericht één instelling nakijken in plaats van in de echte agenda te gaan schuiven.

Passende hulp bij mail en agenda

Wie werkt met VIT Werkplek heeft mail, agenda, bestanden, samenwerken en videobellen in één zakelijke omgeving op eigen apparatuur in Nederland, met dagelijkse back-up en herstel door Veenstra IT. Dat neemt het rekenwerk met tijdzones niet weg, maar het maakt wel navolgbaar hoe uw agenda is ingericht en op welke accounts uw afspraken staan.

Loopt het bij u structureel mis tussen laptop, telefoon en uitnodigingen van klanten? Veenstra IT kan met u meekijken naar de inrichting van uw zakelijke mail en agenda binnen VIT Werkplek, zodat uw team dezelfde afspraak ook echt op hetzelfde moment ziet. Bel 033 - 781 1000 of mail info@veenstra-it.nl voor een afspraak.

Veelgestelde vragen

Moet ik de tijd van de afspraak aanpassen als hij verkeerd staat?

Liever niet als eerste stap. Wijzigt u het tijdstip terwijl het probleem in een apparaatinstelling zit, dan verschuift de afspraak voor alle andere deelnemers mee. Controleer eerst de zone van het evenement en van uw apparaten en bevestig het bedoelde tijdstip met de organisator.

Wat gebeurt er met afspraken als ik in het buitenland werk?

Apparaten die de zone automatisch overnemen, tonen uw afspraken doorgaans in de lokale tijd van uw verblijfplaats. Dat is meestal gewenst, maar het kan verwarrend zijn bij afspraken die u nog in Nederlandse tijd hebt afgesproken. Noteer bij reisweken het bedoelde tijdstip er in woorden bij.

Waarom klopt een terugkerende vergadering wel nu, maar niet in november?

Dat kan met de overgang naar wintertijd te maken hebben. Niet alle landen zetten de klok op dezelfde datum om, waardoor het tijdsverschil tussen deelnemers tijdelijk een uur anders is. Controleer zulke series rond de omschakeldata en stem het tijdstip zo nodig af met de deelnemers.

Hulp bij uw situatie

Bekijk onze bijpassende dienst en vraag persoonlijk advies aan.