Weg van Microsoft 365 zonder gedoe

De meeste bedrijven blijven niet bij Microsoft 365 omdat het zo goed bevalt, maar omdat weggaan eng lijkt. Terecht: mail is de bloedsomloop van een bedrijf, en niemand wil een maandagochtend zonder. Dit artikel beschrijft wat er bij een overstap gebeurt, in de volgorde waarin het gebeurt, zodat u weet wat u koopt als iemand zegt "dat regelen wij".

Wat er allemaal mee moet

Meer dan de meeste mensen denken, en dat is precies waarom het planning vraagt:

• Mail, inclusief mappen, gedeelde postbussen (info@, administratie@), afwezigheidsberichten en regels.
• Agenda's met gedeelde agenda's, vergaderruimtes en terugkerende afspraken.
• Contacten, persoonlijk en gedeeld.
• Bestanden uit OneDrive en SharePoint, met de mappenstructuur en rechten zoals ze stonden.
• Gebruikers en groepen: wie hoort bij welke afdeling, wie is beheerder, wie is al weg maar heeft nog een postbus.
• Koppelingen: het boekhoudpakket dat facturen mailt, de scanner die naar een postbus stuurt, de website die het contactformulier verstuurt, de branchesoftware die aan SharePoint hangt.
• DNS: de records die bepalen waar mail voor uw domein heen gaat, en de afzenderbeveiliging (SPF, DKIM, DMARC) zodat uw mail straks niet in de spam belandt.
• Apparaten: Outlook op elke pc, de telefoons, de verkenner die de gedeelde mappen moet tonen.

De volgorde die werkt

1. Inventarisatie. Alles hierboven op één lijst, met per onderdeel: gaat één-op-één mee, werkt anders, of kan niet. Dit is de overstapscan; zonder die lijst is elke planning een gok.
2. Klaarzetten naast de oude omgeving. Postbussen, mappen en accounts worden aangemaakt terwijl Microsoft 365 gewoon doordraait. Bestanden worden alvast gekopieerd; de laatste wijzigingen gaan later mee.
3. Koppelingen testen. Het boekhoudpakket, de scanner en de website krijgen hun nieuwe instellingen, en er wordt een testmail gestuurd. Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen en het vaakst pijn doet.
4. De omschakelavond. Na werktijd worden de DNS-records omgezet, gaat de mail van de laatste dagen over, en worden de laatste bestandswijzigingen meegenomen. Mail die in het uur van de omzetting binnenkomt, wordt door de oude of de nieuwe server ontvangen en komt in beide gevallen aan; niets gaat verloren.
5. De ochtend erna. Uw mensen loggen één keer opnieuw in in Outlook en op de telefoon. De mappen staan in de verkenner. Iemand van ons is bereikbaar en kijkt mee.
6. Nazorg en opzeggen. Een week later loopt alles; dan pas wordt Microsoft 365 opgezegd, met de opzegtermijn van uw contract in de hand.

Voor een bedrijf tot vijftien mensen is dit twee tot drie weken van stap 1 tot stap 6, waarvan u één avond en één ochtend merkt.

Waar het misgaat als het misgaat

• De koppeling die niemand kende. De scanner op de gang die al zes jaar naar administratie@ stuurt, met een wachtwoord dat niemand meer weet. Daarom de inventarisatie.
• DNS te vroeg of te laat. Te vroeg, en mail komt aan bij een omgeving die nog niet klaar is. Te laat, en de oude omgeving is al opgezegd. Daarom 's avonds, met beide omgevingen aan.
• Afzenderbeveiliging vergeten. Zonder SPF, DKIM en DMARC voor de nieuwe server belandt uw mail bij klanten in de spam. Dat merkt u pas na een week.
• Bestanden zonder rechten. Alles gekopieerd, maar iedereen kan overal bij, of niemand kan ergens bij. Rechten per map moeten mee.
• Opzeggen voordat alles draait. Wie eerst opzegt en dan verhuist, verhuist onder tijdsdruk.

Wat u ervan merkt, en wat niet

Wat verandert: de plek waar de postbus en de mappen staan, en één keer opnieuw inloggen. Wat niet verandert: uw e-mailadres, Outlook, Word en Excel, de mappen in de verkenner en de manier van werken. Wie dat vooraf aan het team vertelt, heeft de ochtend erna geen vragen.

Twijfelt u of het bij u kan? De overstapplanner geeft een eerste indicatie; de overstapscan zet de echte planning en de vaste prijs op papier.