Medewerker uit dienst: vergeet de digitale sleutels niet

Bij uitdiensttreding moeten zakelijke dossiers worden overgedragen en digitale toegang op een afgesproken moment stoppen. Alleen de laptop innemen is niet genoeg: controleer ook sessies op telefoons, losse clouddiensten en gedeelde wachtwoorden. Wijs één verantwoordelijke aan die de afronding bevestigt.

Maak eerst zichtbaar welke toegang er is

Begin bij mail, bestanden en agenda. Voeg daarna losse diensten toe: boekhouding, websitebeheer, sociale media, leveranciersportalen en externe projectomgevingen. Vraag ook naar gedeelde wachtwoorden en accounts die ooit met een persoonlijk mailadres zijn aangemaakt.

Een centrale gebruikerslijst helpt, maar bevat niet vanzelf alle losse diensten. Laat de medewerker en de leidinggevende daarom samen nalopen welke hulpmiddelen bij de functie horen. Noteer per onderdeel wie eigenaar wordt van het werk dat achterblijft.

Blokkeren is meer dan een wachtwoord wijzigen

Laat uw beheerder per systeem bepalen welke maatregelen nodig zijn. Denk aan het blokkeren van de aanmelding, intrekken van actieve sessies, beëindigen van app-toegang en verwijderen uit groepen. Of een wachtwoordwijziging bestaande sessies beëindigt, verschilt per dienst.

Verander gedeelde geheimen waartoe de vertrekkende medewerker toegang had. Een wachtwoordkluis maakt overdracht overzichtelijker, maar een wachtwoord dat iemand al kent, wordt niet onbekend door alleen de toegang tot de kluis te verwijderen.

Draag het werk over voordat u gegevens opruimt

Wijs een nieuwe eigenaar aan voor lopende dossiers, afspraken en formulieren. Controleer of bestanden in een persoonlijke map staan terwijl het team ze nodig heeft. Maak ook duidelijk welk zakelijk adres klanten voortaan gebruiken.

Geef niet automatisch iedereen toegang tot de volledige oude mailbox. Spreek af welke zakelijke informatie nodig is en laat de verantwoordelijke binnen uw organisatie bepalen hoe de overdracht zorgvuldig gebeurt. Bewaren en verwijderen vragen een eigen besluit; een vertrekdatum is niet voor ieder gegeven tegelijk een bewaartermijn.

Checklist voor het afgesproken vertrekmoment

• Blokkeer de persoonlijke toegang tot de relevante diensten.
• Laat sessies, apparaten en gekoppelde apps nalopen.
• Trek maprechten en externe projecttoegang in.
• Wijzig bekende gedeelde wachtwoorden waar nodig.
• Bevestig de overdracht van dossiers en afspraken.
• Leg vast welke apparatuur is ingeleverd en wat nog ontbreekt.

Laat één persoon de afronding controleren. Zo voorkomt u dat de leidinggevende denkt dat IT het regelt, terwijl IT wacht op een opdracht.

Regel instroom en uitstroom samen

De lijst voor een nieuwe medewerker is een goed vertrekpunt voor de laatste werkdag. Houd die lijst tijdens het dienstverband bij. Bekijk onze uitleg over de wachtwoordkluis en bespreek bij IT-beheer wie wijzigingen aan accounts mag aanvragen.

Het NCSC noemt indiensttreding, uitdiensttreding en interne doorstroming expliciet als momenten waarvoor een toegangsproces nodig is. Bron: NCSC, beheer toegang tot data en diensten.