Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

Een offerte die de klant op zijn telefoon ondertekent, een arbeidscontract dat niet meer geprint hoeft te worden: digitaal ondertekenen scheelt dagen. De vraag die er altijd bij komt: is dat wel rechtsgeldig? Meestal wel. Hieronder wanneer wel, wanneer niet, en wat u moet bewaren.

Drie soorten, één Europese regel

De Europese eIDAS-verordening, die in Nederland rechtstreeks geldt, kent drie soorten elektronische handtekeningen:

1. Gewone elektronische handtekening. Elke elektronische vorm van instemming: een getekende naam in een ondertekenapp, een vinkje, een getypte naam onder een mail. Rechtsgeldig, zolang de methode betrouwbaar genoeg is voor het doel.
2. Geavanceerde elektronische handtekening. Uniek gekoppeld aan de ondertekenaar, die daarmee te identificeren is, en zo gemaakt dat elke wijziging in het document achteraf zichtbaar is. Dit is wat een goede ondertekendienst standaard doet: het document wordt verzegeld, met een logboek van wie, wanneer en vanaf welk adres.
3. Gekwalificeerde elektronische handtekening. Zoals de geavanceerde, maar met een certificaat van een erkende aanbieder en identiteitscontrole vooraf. Juridisch gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening.

De wet zegt niet dat alleen de derde soort telt. Hij zegt dat een elektronische handtekening niet mag worden afgewezen alleen omdat hij elektronisch is, en dat de gekwalificeerde soort automatisch gelijk is aan pen op papier. Voor de andere twee geldt: rechtsgeldig als de methode past bij wat er getekend wordt.

Wanneer een gewone of geavanceerde handtekening volstaat

Voor het overgrote deel van wat een mkb-bedrijf tekent: offertes, opdrachtbevestigingen, algemene voorwaarden, verwerkersovereenkomsten, arbeidscontracten, huurcontracten voor apparatuur, inschrijfformulieren. De vraag die een rechter stelt is niet welk certificaat erop zit, maar of aannemelijk is dat déze persoon dít document heeft ondertekend en dat het daarna niet is veranderd. Een verzegeld document met een logboek beantwoordt dat.

Wanneer u de gekwalificeerde soort nodig heeft

Als een wet of een tegenpartij het eist. Voorbeelden: sommige notariële en overheidsprocedures, bepaalde financiële producten, en contractpartijen die het in hun eigen voorwaarden hebben staan. Twijfelt u, vraag het de tegenpartij vóór het tekenen. Een gekwalificeerde handtekening regelt u via een erkende aanbieder, met identificatie van de ondertekenaar vooraf.

Wat u moet bewaren

• Het ondertekende document zelf, verzegeld.
• Het logboek: wie heeft getekend, wanneer, hoe is de persoon uitgenodigd (mailadres), en vanaf welk adres.
• De uitnodiging en de bevestiging, als die per mail zijn gegaan.

Bewaar het bij het dossier waar het bij hoort, met dezelfde bewaartermijn als het papieren origineel zou hebben.

Hoe wij het doen

In de VIT Werkplek ondertekent u documenten vanuit uw eigen bestanden, met een verzegeling en een logboek per document: een geavanceerde handtekening. Het getekende document en het logboek blijven bij u staan, op onze servers in Nederland, en niet bij een Amerikaanse ondertekendienst. Heeft u een gekwalificeerde handtekening nodig, dan regelen wij dat via een erkende aanbieder.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Bron: Verordening (EU) nr. 910/2014 (eIDAS), artikel 25.