Digitaal archief: blijft uw administratie leesbaar?

Kunt u een document uit uw eerste werkjaar nu openen zonder het oorspronkelijke administratiepakket? Als het antwoord "waarschijnlijk wel" is, weet u het eigenlijk niet. Een digitaal archief is pas bruikbaar als u erbij kunt wanneer een abonnement stopt, een leverancier verdwijnt of u overstapt naar andere software. Begin klein: kies drie oude bestanden en probeer ze daadwerkelijk te openen. Die kleine proef maakt zichtbaar wat nog werkt en wat aandacht nodig heeft.

Een archief is iets anders dan een back-up

Een back-up beschermt tegen verlies van nu. Wordt een map per ongeluk gewist of raakt een laptop defect, dan zet u een recente kopie terug. Een archief gaat over de lange termijn: kunt u over een paar jaar nog aantonen wat u geleverd en gefactureerd hebt, ook als uw huidige pakket niet meer bestaat?

Bij VIT Werkplek horen dagelijkse back-up en herstel door Veenstra IT bij de dienst. Dat is bedoeld voor herstel van de beheerde omgeving; de mogelijkheden hangen af van de gemaakte afspraken. Het beantwoordt niet automatisch de archiefvraag of een export uit uw boekhoudpakket over jaren nog leesbaar is. Die twee zaken naast elkaar inrichten is verstandiger dan hopen dat de één de ander vervangt.

Waar een digitaal archief in de praktijk op vastloopt

Exportformaat. Gegevens die alleen bestaan binnen één toepassing, verdwijnen uit zicht zodra u die toepassing niet meer gebruikt. Exporteer daarom naar formaten die door meerdere programma's gelezen kunnen worden, zoals PDF voor documenten en CSV voor overzichten. Let op: een CSV zonder toelichting kan later lastig te duiden zijn. Bewaar er een kort leesmij-bestand bij waarin staat waar de gegevens vandaan komen.

Bijlagen. Een export levert soms een keurige regel met bedragen, maar niet de onderliggende bon, offerte of overeenkomst. Controleer per export of de gekoppelde documenten meekomen en of ze aan de juiste regel te herleiden zijn. Anders houdt u een lijst over zonder bewijsstukken.

Vindbaarheid. Een archief dat u niet kunt doorzoeken, gebruikt u niet. Een eenvoudige indeling per jaar en per soort werkt vaak beter dan een fijnmazige structuur die u na verloop van tijd zelf niet meer volgt. Consistente bestandsnamen met datum vooraan houden mappen op volgorde.

Zelfcheck: proefopenen op een ander apparaat

Loop deze punten langs met één oud bestand en één export:

• Kunt u het bestand openen op een tweede apparaat, zonder in te loggen bij de oorspronkelijke leverancier?
• Komt de inhoud overeen met de oorspronkelijke weergave in het pakket, inclusief bedragen, datums en bijlagen?
• Zitten de bijlagen erbij en is duidelijk waar ze bij horen?
• Vindt u het bestand terug via zoeken op klantnaam of jaartal?
• Staat er ergens kort beschreven uit welk systeem de gegevens komen?

Gaat één van deze punten mis, dan weet u precies waar uw archief nu kwetsbaar is. Herhaal de proef bij elke systeemwissel; juist dan sluipen er gaten in.

Hulp bij opslag en beheer naast uw dagelijkse back-up

Veenstra IT kan met u meekijken naar de inrichting van uw opslag: waar staan werkbestanden, waar staat het archief, en wie beheert wat. VIT Werkplek biedt daarvoor een beheerde omgeving met mail, agenda, bestanden, samenwerken en videobellen op eigen apparatuur in Nederland. Daarnaast kunnen we bespreken hoe u exports en bewijsstukken zo wegzet dat ze losstaan van één abonnement.

Wilt u weten of uw administratie over jaren nog te openen is? Bel 033 - 781 1000 of mail info@veenstra-it.nl voor een gesprek over uw situatie.

Veelgestelde vragen

Is mijn cloudopslag al een archief?

Cloudopslag bewaart bestanden, maar dat maakt ze nog niet duurzaam leesbaar. Het gaat erom in welk formaat de bestanden staan, of bijlagen compleet zijn en of u er ook bij kunt als het abonnement eindigt. Controleer dat met een proefopening op een ander apparaat.

Welk bestandsformaat kan ik het beste bewaren?

Formaten die door meerdere programma's gelezen worden, zoals PDF voor documenten en CSV voor overzichten, zijn doorgaans een veiliger keuze dan bestandstypen die aan één pakket vastzitten. Een garantie voor de toekomst bestaat niet, dus blijf periodiek controleren of uw archief nog opent.

Hoe vaak moet ik mijn archief controleren?

Een vaste frequentie is niet voor iedereen hetzelfde. Een praktisch moment is bij elke wisseling van software of apparaat, plus één keer per jaar een steekproef van enkele oude bestanden. Zo merkt u problemen voordat u het archief echt nodig hebt.

Hulp bij uw situatie

Bekijk onze bijpassende dienst en vraag persoonlijk advies aan.