AI op de werkvloer: wie leest er mee?

Vraag in een bedrijf van tien mensen wie er weleens een mail, offerte of klantvraag in een AI-chatbot plakt, en er gaan meer handen omhoog dan de eigenaar verwacht. Dat is geen onwil. Het werkt gewoon: een lastige mail herschrijven, een lange tekst samenvatten, een Excel-formule laten uitleggen. De vraag is niet óf uw mensen AI gebruiken, maar waar die tekst heen gaat.

Wat er gebeurt met wat u invoert

Bij de gratis versies van de bekende chatbots geldt meestal: wat u typt, kan worden gebruikt om het model te trainen, tenzij u dat uitzet. Bij betaalde zakelijke versies is dat doorgaans anders geregeld, maar de gegevens gaan nog steeds naar servers van een Amerikaans bedrijf, onder Amerikaans recht. Voor een recept of een vakantieplanning maakt dat niets uit. Voor een klantdossier, een salarisstrook of een offerte met naam en adres wel.

Drie dingen om te onderscheiden:

1. Waar staan de gegevens? In welk land, bij welk bedrijf, onder welk recht.
2. Wordt er op getraind? Zo ja, dan kan een fragment van uw tekst in principe bij een ander terugkomen.
3. Wie kan het teruglezen? Chatgeschiedenis is een kopie van alles wat er ooit is ingevoerd, gekoppeld aan een account.

Wat de AVG ervan vindt

De AVG verbiedt AI niet. Hij vraagt wat hij altijd vraagt: weet u welke persoonsgegevens u verwerkt, met welk doel, bij wie ze terechtkomen, en heeft u daar afspraken over? Een medewerker die een klantmail met naam, adres en klacht in een gratis chatbot plakt, verwerkt persoonsgegevens bij een partij waarmee u geen verwerkersovereenkomst heeft. Dat is precies het gat waar de toezichthouder naar kijkt.

Vanuit de Cyberbeveiligingswet komt daar voor sommige bedrijven een tweede vraag bij: kunt u aantonen dat u weet welke leveranciers uw gegevens verwerken? Een chatbot die niemand heeft aangemeld, staat op geen enkele lijst.

Verbieden werkt niet, inrichten wel

Een verbod verplaatst het gebruik naar de privételefoon, waar u er helemaal geen zicht op heeft. Wat wel werkt:

• Geef een veilig alternatief. Een AI-assistent die binnen uw eigen werkplek staat, waarvan u weet waar hij draait en wat er met de invoer gebeurt.
• Scherm persoonsgegevens automatisch af. Namen, adressen, telefoonnummers en rekeningnummers worden vervangen door een plaatsvervanger voordat de vraag naar het taalmodel gaat, en teruggezet in het antwoord. De medewerker merkt er niets van; het model ziet nooit wie het over gaat.
• Spreek af wat wél en niet mag. Kort, op één A4: geen wachtwoorden, geen medische gegevens, geen contracten van derden. En: gebruik de assistent van het bedrijf, niet die van uzelf.
• Zet de chatgeschiedenis bij het bedrijf. Dan gaat kennis niet weg met een vertrekkende collega, en kan een oud-medewerker niet meer bij de gesprekken.

Zo is VIT AI ingericht: de assistent staat in de VIT Werkplek, persoonsgegevens worden automatisch afgeschermd voordat een vraag naar het taalmodel gaat, en de gesprekken staan bij u, niet bij een chatbotaanbieder.

Wat u morgen kunt doen

• Vraag uw mensen welke AI-hulpmiddelen ze gebruiken, zonder oordeel. U wilt het weten, niet bestraffen.
• Kijk bij de gebruikte diensten of "trainen op mijn gegevens" aan staat, en zet het uit.
• Bepaal welke gegevens nooit in een externe chatbot mogen. Begin bij klantgegevens en personeelsgegevens.
• Bied een alternatief aan voordat u iets verbiedt.